Утвержден приказом
начальника Агентства
Республики Казахстан
по делам государственной службы
по Костанайской области
от 26 марта 2009 года № 81-н
Регламент работы Управления
Агентства Республики Казахстан по делам
государственной службы по Костанайской области
1. Общие положения
1. Настоящий Регламент Управления Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы по Костанайской области (далее - Регламент) устанавливает общие правила деятельности Управления Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы по Костанайской области (далее - Управление) в процессе выполнения возложенных на него функций в соответствии с Конституцией Республики Казахстан, законами, актами Президента, Правительства, Положением и приказами Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы (далее – Агентство) и иными нормативными правовыми актами.
Предусмотренные Регламентом положения, применяются в деятельности Управления в части, не урегулированной иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
2. Требования к работе с документами, сроки, установленные настоящим
Регламентом, распространяются на всех работников Управления.
3. Организация и ведение несекретного делопроизводства, прием,
обработка и распределение корреспонденции, в том числе ведение
электронного документооборота определяются настоящим Регламентом,
утвержденным Начальником Управления, в соответствии с требованиями
законов Республики Казахстан от 24 марта 1998 года № 213 «О нормативных
правовых актах», от 27 ноября 2000 года № 107 «Об административных
процедурах», от 12 января 2007 года № 221 «О порядке рассмотрения
обращений физических и юридических лиц» и иными
нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
4. Организация и ведение секретного делопроизводства осуществляются в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Республике Казахстан, утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 14 марта 2000 года № 390-16 с.
2. Планирование работы
5. Свою деятельность Управление осуществляет в соответствии со Стратегическим, Операционным, ежемесячными, ежеквартальными, годовым и долгосрочными планами работы.
Годовые, ежеквартальные и долгосрочные планы работы Управление с учетом программных документов, составляются Отделом кадрового обеспечения государственной службы Управления по предложениям сотрудников Управления, направляются для согласования в Агентство за 15 календарных дней до начала отчетного периода и утверждаются приказом Начальника Управления за 5 календарных дней до начала очередного периода.
Утвержденные Планы работы доводятся до сведения всех работников Управления.
6. Решение об исключении мероприятий из планов работы или
переносе их сроков исполнения принимается начальником Управления (либо
лицом, исполняющим его обязанности) на основании служебной записки,
представленной руководителем подразделения, согласованной с курирующим
соответствующие вопросы заместителем начальника Управления или заведующим секретариата ДС.
3. Оформление, прохождение, рассмотрение входящей и исходящей корреспонденции
7. Рассмотрение и прохождение входящей, исходящей корреспонденции
и иных служебных документов в Управлении осуществляются в соответствии с законами Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года № 107 «Об административных процедурах», от 12 января 2007 года № 221 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», Инструкцией по делопроизводству, утвержденной приказом начальника Управления от _____________ 2009 года № _____ и настоящим Регламентом.
8. Входящая корреспонденция, за исключением корреспонденции из
Агентства, принимается Управлением в рабочие дни с 9-00 до 18-00 часов.
9. Документы, поступившие от государственных органов на бумажных и
электронных носителях, должны быть идентичными и оформлены на
соответствующем гербовом бланке установленного образца и содержать
следующие обязательные реквизиты:
исходящий номер и дату;
ссылку на соответствующие акты и поручения Президента, Администрации Президента, Парламента, Палат Парламента, Правительства, Премьер-Министра, его заместителей и Руководителя Канцелярии Премьер-Министра, а также при ответе на запрос государственного органа - номер и дату запроса;
подпись первого руководителя государственного органа или его заместителей либо должностного лица, осуществляющего полномочия руководителя.
фамилию исполнителя и номер его телефона.
При этом электронные документы по вопросам, имеющим особое значение, должны оформляться и на бумажных носителях (со сроком хранения, установленным уполномоченным государственным органом управления архивами и документацией).
Входящая корреспонденция, оформленная с нарушением требований настоящего Регламента, не принимается и (или)" возвращается Управлением в тот же день соответствующему государственному органу, кроме корреспонденции Агентства.
Поступающая в Управление корреспонденция принимается под роспись с указанием даты и времени приема.
10. Принятые в установленном настоящим Регламентом порядке
документы рассматриваются, ставятся на контроль и распределяются
начальником Управления между заместителем начальника и заведующим секретариата ДС и регистрируются секретарем приемной Управления с указанием номера и даты в регистрационном штампе, для соответствующего оформления, указания признаков контроля.
11. Зарегистрированная, оформленная надлежащим образом
корреспонденция передается адресатам в соответствии с распределением
начальника Управления.
Копия срочной корреспонденции одновременно направляется начальнику отдела Управления, в компетенцию, которого входят вопросы, затрагиваемые в поступившем документе.
12. Секретарем приемной Управления регистрация, распределение, оформление и доведение корреспонденции до адресатов осуществляется, как правило, в течение двух часов с момента ее поступления в Управление, а срочной - незамедлительно (во внеочередном порядке).
13. Руководством Управления входящая корреспонденция рассматривается
в день поступления к ним, а срочная - незамедлительно. По результатам
рассмотрения ими даются соответствующие поручения, которые оформляются
в виде резолюций.
14. Подготовка, согласование и оформление исходящей корреспонденции
осуществляются в соответствии с законами Республики Казахстан от 27 ноября
2000 года № 107 «Об административных процедурах», от 12 января 2007 года
№ 221, инструкцией по делопроизводству Управления и настоящим Регламентом.
15. Исходящая корреспонденция перед подписанием для отправки в
Агентство подлежит согласованию (визированию) заместителем начальника Управления или заведующем секретариата ДС на предмет наличия в них ссылок на поручения и правильности их оформления, в том числе соответствия планов мероприятий и актов, об их утверждении.
4. Порядок подготовки, оформления и согласования проектов приказов Управления
16. Подготовка проектов, приказов, разрабатываемых Управлением в пределах его компетенции, осуществляется соответствующими отделами по решению Начальника Управления на государственном языке в соответствии с требованиями законов Республики Казахстан от 24 марта 1998 года № 213 «О нормативных правовых актах», от 11 июля 1997 года № 151 «О языках в Республике Казахстан», постановления Правительства Республики Казахстан от 16 августа 2006 года № 773 «О некоторых вопросах оформления и согласования проектов подзаконных нормативных правовых актов», Инструкции по делопроизводству Управления и настоящего Регламента.
5. Контроль исполнения
17. Организация контроля за своевременным и качественным
исполнением поручений осуществляется в соответствии с законами Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года № 107 «Об административных процедурах», от 12 января 2007 года № 221 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», а также иными нормативными правовыми актами и настоящим Регламентом.
18. На контроль берутся следующие, в том числе секретные документы
(далее - контрольные документы):
1) акты Президента, в которых даются поручения Агентству;
2) постановления Правительства, протоколы заседаний Правительства,
распоряжения Премьер-Министра, в которых имеются поручения Агентству;
3) поручения (в том числе содержащиеся в протоколах совещаний и
планах мероприятий) Президента, Премьер-Министра, его заместителей,
руководства Администрации Президента, Руководителя Канцелярии Премьер-
Министра в адрес Агентства, в которых указаны сроки исполнения или
имеются указания о взятии на контроль, пометки «срочно», «доложить»,
«внести предложения», а также поручения, из содержания которых вытекает
необходимость постановки на контроль;
4) приказы, протоколы, решения коллегии, поручения руководства
Агентства;
5) письма государственных органов, из содержания которых вытекает
необходимость представления ответа, разъяснения, внесения предложений по
тем или иным вопросам;
6) обращения физических и юридических лиц.
19. При поступлении в Управление на исполнение поручений Агентства в случае необходимости, в трехдневный срок составляется и утверждается приказом Начальника Управления план организационных мероприятий по их реализации. При этом у исполнителя заводится специальная накопительная папка, в которой содержатся все документы, касающиеся данного поручения.
Постановка на контроль и снятие с контроля, продление сроков исполнения контрольных документов в Управлении осуществляются в соответствии с нормативными правовыми актами и настоящим Регламентом.
20. Систему контроля Управления составляют:
Начальник Управления, его заместитель и заведующий секретариатом ДС - осуществляют общее руководство и контроль за деятельностью Управления, в том числе за своевременным и качественным исполнением контрольных документов;
начальники отделов – осуществляют контроль исполнения документов в возглавляемых ими подразделениях Управления, вносят предложения по привлечению к дисциплинарной ответственности своих сотрудников, допустивших нарушения сроков или некачественное исполнение контрольных документов, несут персональную ответственность перед руководством Управления за работу вверенных им структурных подразделений Управления.
21. В целях обеспечения своевременности исполнения контрольных
документов, в Инструкции по делопроизводству Управления указываются сроки и порядок прохождения контрольных документов в подразделениях Управления, а также порядок передачи документов, подготовленных во исполнение контрольных документов, на подпись или визирование руководству Управления согласно распределению обязанностей.
22. Проекты документов, подготовленные подразделениями Управления во
исполнение контрольных документов, передаются на визирование руководству
Управления согласно распределению обязанностей не позднее, чем за три дня до окончания срока исполнения, а начальнику Управления - не позднее чем за два дня до окончания срока исполнения.
23. Документы, подготовленные во исполнение контрольных документов со сроком исполнения от 5 до 10 календарных дней, передаются на визирование руководству Управления согласно распределению обязанностей и на подпись начальнику Управления не позднее, чем за один рабочий день до окончания срока исполнения.
24. Документы, подготовленные во исполнение контрольных документов со сроком исполнения до 5 календарных дней, передаются на визирование руководству Управления согласно распределению обязанностей и на подпись начальнику Управления немедленно по их готовности и незамедлительно рассматриваются указанными должностными лицами во внеочередном порядке.
6. Рассмотрение обращений физических и юридических лиц и организация приема граждан в Управлении
25. Рассмотрение обращений и прием граждан в Управлении осуществляются в соответствии с законами Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года № 107 «Об административных процедурах», от 12 января 2007 года № 221 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц» и постановлением Правительства Республики Казахстан от 4 сентября 2002 года № 974 «Об организации приема физических лиц и представителей юридических лиц в центральных и местных исполнительных органах Республики Казахстан».